Chuẩn hóa dữ liệu, thuận tiện khai thác

Tư liệu lịch sử hậu cần quân sự là nguồn thông tin quan trọng phục vụ nghiên cứu, biên soạn lịch sử, tổng kết thực tiễn, giáo dục truyền thống và tham mưu thực hiện nhiệm vụ. Trước đây, tài liệu được lưu giữ dưới nhiều dạng như bản in, tệp văn bản, PDF, ảnh quét; danh mục quản lý tại một số bộ phận, cá nhân chưa thống nhất. Khi cần tư liệu, cán bộ phải tra danh mục, liên hệ người quản lý, tìm tệp rồi cung cấp cho người sử dụng. Quy trình này mất nhiều thời gian, phụ thuộc đáng kể vào cán bộ trực tiếp phụ trách.

Từ thực trạng trên, Đại úy Nguyễn Tiến Đạt, Trợ lý Phòng Khoa học quân sự, được giao nhiệm vụ nghiên cứu, xây dựng phần mềm Quản lý cơ sở dữ liệu lịch sử hậu cần quân sự. Điểm cốt lõi của sản phẩm là đưa việc quản lý tư liệu vào một quy trình thống nhất. Cán bộ nghiệp vụ cập nhật tài liệu tại đầu mối được phân công; người nghiên cứu chủ động tra cứu trong phạm vi được cấp quyền; cán bộ quản trị theo dõi tài khoản và lịch sử thao tác. Từ những tệp lưu trữ riêng lẻ, tư liệu được tổ chức thành nguồn dữ liệu có cấu trúc, thuận tiện tìm kiếm, bổ sung và khai thác.

Chỉ huy Phòng Khoa học quân sự, Tổng cục Hậu cần - Kỹ thuật trao đổi với Đại úy Nguyễn Tiến Đạt (người ngồi), tác giả phần mềm Quản lý cơ sở dữ liệu lịch sử hậu cần quân sự, về việc vận hành phần mềm. 

Phần mềm gồm cơ sở dữ liệu lịch sử hậu cần quân sự và chương trình quản lý, khai thác trên nền tảng web. Dữ liệu được tổ chức theo 4 cấp: Cơ sở dữ liệu, nhóm tài liệu, tài liệu và tệp toàn văn. Cách tổ chức này giúp phân loại tư liệu theo nguồn, nhóm nội dung và từng tài liệu cụ thể, đồng thời cho phép bổ sung danh mục mới mà không phải sửa chương trình.

Mỗi tài liệu được quản lý bằng các trường thông tin thống nhất gồm tên, số ký hiệu hoặc số phát hành, thời gian phát hành, tác giả, cơ quan phát hành, nội dung tóm tắt và tệp toàn văn. Người sử dụng có thể tìm kiếm theo nhiều tiêu chí, xem thông tin mô tả và tải tệp theo quyền được giao. Một tài liệu có thể gắn nhiều tệp, phù hợp với những công trình gồm nhiều tập hoặc có phụ lục kèm theo.

Phần mềm có 4 phân hệ chính: Quản trị hệ thống, quản lý danh mục, quản lý tài liệu và khai thác tài liệu. Hệ thống được triển khai tập trung trên máy chủ; người dùng truy cập bằng trình duyệt qua mạng truyền số liệu quân sự hoặc mạng nội bộ, không phải cài đặt riêng trên từng máy trạm. Khi tài liệu được cập nhật, người có quyền tương ứng có thể tìm kiếm, khai thác trên cùng cơ sở dữ liệu.

Chú trọng phân quyền sử dụng

Theo Đại úy Nguyễn Tiến Đạt, đối với tư liệu hậu cần quân sự, thuận tiện khai thác phải đi đôi với quản lý chặt chẽ. Vì vậy, phân quyền và bảo vệ dữ liệu được đặt ra ngay từ khâu thiết kế. Người dùng được xác định quyền theo chức năng, cơ sở dữ liệu và đơn vị; quyền cập nhật tài liệu được phân biệt với quyền xem, tải tệp và quản trị hệ thống.

Việc kiểm tra quyền được thực hiện trong quá trình xử lý nghiệp vụ và truy vấn dữ liệu. Tệp toàn văn được lưu tại kho riêng trên máy chủ, không cung cấp bằng đường dẫn chia sẻ trực tiếp. Chỉ sau khi xác thực và kiểm tra quyền, hệ thống mới chuyển tệp cho người sử dụng. Các tệp tải lên cũng được kiểm tra định dạng nhằm hỗ trợ kiểm soát dữ liệu.

Phần mềm ghi nhật ký đăng nhập, cập nhật, xem, tải tài liệu và những yêu cầu truy cập bị từ chối. Đây là căn cứ giúp cán bộ quản trị kiểm tra quá trình sử dụng, xác định thao tác khi xảy ra sai sót và hỗ trợ xử lý sự cố. Hệ thống còn có các chức năng bảo vệ mật khẩu, phiên đăng nhập, khóa tài khoản khi đăng nhập sai quá số lần quy định.

Cùng với đó, sao lưu, phục hồi dữ liệu được xác định là nội dung thiết yếu. Phương án đề xuất gồm sao lưu tối thiểu hằng tuần, bổ sung sau những đợt nhập liệu lớn, lưu bản dự phòng trên thiết bị khác máy chủ và định kỳ kiểm tra khả năng phục hồi, bảo đảm dữ liệu được duy trì an toàn, liên tục.

Hiệu quả từ thực tiễn ứng dụng

Sản phẩm đã được triển khai thử nghiệm trên mạng truyền số liệu quân sự với các chức năng quản lý danh mục, cập nhật, tìm kiếm, phân quyền, kiểm soát truy cập, ghi nhật ký, sao lưu và phục hồi dữ liệu. Một số chức năng như kiểm soát địa chỉ IP, cảnh báo đăng nhập nhiều máy, theo dõi người dùng và sao lưu theo lịch đang tiếp tục được hoàn thiện.

Cấu trúc phân cấp tổ chức dữ liệu và danh mục cơ sở dữ liệu, nhóm tài liệu của phần mềm. 

Hiệu quả thiết thực mà phần mềm hướng tới là rút ngắn quy trình quản lý, tra cứu và cung cấp tư liệu. Người nghiên cứu được cấp quyền có thể chủ động tìm tài liệu qua mạng; cán bộ nghiệp vụ cập nhật theo đầu mối; cán bộ quản lý tổng hợp số liệu từ hệ thống. Qua đó, từng bước giảm sự phụ thuộc vào hồ sơ giấy, thư mục cá nhân và nâng cao hiệu quả khai thác tư liệu.

Đại tá Nguyễn Đăng Đậu, Phó trưởng Phòng Khoa học quân sự, Tổng cục Hậu cần - Kỹ thuật cho biết, tác giả sáng kiến trực tiếp thực hiện các công việc phân tích, thiết kế, lập trình, xây dựng dữ liệu và thử nghiệm. Quá trình này giúp cán bộ đơn vị nắm chắc cấu trúc chương trình, quy trình vận hành, chủ động quản trị, xử lý lỗi và bổ sung chức năng. Khả năng làm chủ sản phẩm có ý nghĩa thiết thực đối với việc duy trì, phát triển phần mềm phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ.

Theo Đại tá Nguyễn Đăng Đậu, phần mềm đang được sử dụng tại Phòng Khoa học quân sự, Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự và Trường Cao đẳng Kỹ thuật quân sự 1 thuộc Tổng cục Hậu cần - Kỹ thuật. Từ thực tiễn sử dụng, sản phẩm tiếp tục được hoàn thiện, hướng tới triển khai trong toàn Tổng cục, từng bước hình thành nguồn tư liệu lịch sử hậu cần quân sự được quản lý tập trung, khai thác thuận tiện, an toàn. Đây cũng là kết quả thiết thực của việc phát huy trí tuệ, tinh thần chủ động sáng tạo, làm chủ công nghệ từ chính yêu cầu nhiệm vụ ở cơ sở.